POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES UNIMATUMAINI
Fecha de Última Actualización: 27 de junio de 2025
1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO
UNIMATUMAINI, identificada con NIT 901813941-3, y con domicilio en Cota, Cundinamarca, Colombia, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, y en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
El objetivo de esta política es informar a los titulares de datos personales (estudiantes, padres de familia/tutores, colaboradores, proveedores, aliados y cualquier otra persona natural cuyos datos sean tratados por UNIMATUMAINI) sobre:
Los principios bajo los cuales se rige el tratamiento de sus datos.
Las finalidades para las cuales se recolectan y utilizan sus datos personales.
Los derechos que les asisten como titulares de la información.
Los mecanismos para ejercer dichos derechos.
Los deberes de UNIMATUMAINI como Responsable del Tratamiento.
2. DEFINICIONES
Para la correcta interpretación y aplicación de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ejemplos: nombre, cédula, dirección, teléfono, correo electrónico, historia académica, etc.
Dato Público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de esta política, UNIMATUMAINI actúa como Responsable del Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
UNIMATUMAINI aplicará los siguientes principios rectores en el tratamiento de los datos personales:
Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales recolectados por UNIMATUMAINI serán utilizados para las siguientes finalidades, en el marco de su objeto social de formación continua a distancia:
4.1. Finalidades Relacionadas con Estudiantes y Acudientes/Padres de Familia:
Proceso de inscripción, admisión, matrícula y registro académico.
Gestión y administración académica (notas, asistencias, horarios, certificaciones).
Comunicación efectiva con estudiantes y acudientes sobre asuntos académicos, administrativos y de bienestar.
Envío de información relevante sobre cursos, programas, eventos y noticias de UNIMATUMAINI.
Gestión de pagos y cobros de matrículas y servicios educativos.
Monitoreo y seguimiento del progreso académico y desarrollo integral de los estudiantes.
Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias ante autoridades educativas.
Generación de informes estadísticos internos para mejora de los servicios.
Promoción y difusión de actividades y logros académicos, previa autorización para el uso de imágenes y testimonios.
Gestión de la plataforma virtual y soporte técnico para el acceso a los cursos.
Envío de comunicaciones comerciales y publicitarias relacionadas con la oferta educativa de UNIMATUMAINI (siempre que se cuente con la autorización explícita para marketing).
4.2. Finalidades Relacionadas con Colaboradores (Empleados y Contratistas):
Gestión de la relación laboral o contractual (contratación, nómina, afiliaciones a seguridad social).
Cumplimiento de obligaciones legales laborales y de seguridad social.
Gestión de capacitaciones y desarrollo profesional.
Control de acceso y seguridad de las instalaciones y sistemas de información.
Comunicación interna y gestión de beneficios.
4.3. Finalidades Relacionadas con Proveedores y Aliados Comerciales:
Gestión de la relación contractual (compras, pagos, evaluación de servicios).
Cumplimiento de obligaciones contables y fiscales.
Comunicación para fines comerciales y logísticos.
4.4. Finalidades Generales:
Gestionar y mantener las bases de datos de UNIMATUMAINI.
Garantizar la seguridad de las personas, instalaciones y bienes.
Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
Mejorar y optimizar los servicios ofrecidos por UNIMATUMAINI.
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de UNIMATUMAINI requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. UNIMATUMAINI adoptará los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, la cual podrá manifestarse de diversas formas:
Por escrito (documento físico o electrónico).
De forma oral (grabación de llamada, si aplica).
Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
La autorización incluirá la información sobre la finalidad de uso de los datos y los derechos del Titular.
6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
UNIMATUMAINI informa que el Tratamiento de Datos Sensibles (como datos de salud, origen étnico, biométricos) está restringido por la ley. Su recolección solo se realizará cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que la ley no requiera el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan un contacto regular por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Para el tratamiento de datos sensibles de niños, niñas y adolescentes, UNIMATUMAINI aplicará el máximo rigor y solo los tratará cuando sean indispensables para la prestación del servicio educativo, garantizando siempre el respeto de sus derechos fundamentales y teniendo en cuenta su interés superior.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a UNIMATUMAINI, en su calidad de Responsable del Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a UNIMATUMAINI, salvo en los casos en que la Ley exceptúa la autorización.
Ser informado por UNIMATUMAINI, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales o revocar la autorización, mediante una solicitud dirigida a UNIMATUMAINI a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: unimatumaini@gmail.com
Dirección física: Calle 5 N 5-52 Cota, Cundinamarca Centro de Operaciones, postal
Número de teléfono: +57 302 2582627
La solicitud deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
Nombre completo del Titular y su número de identificación.
Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
Correo electrónico o dirección física a la cual se enviará la respuesta.
Documentos que acrediten la identidad del Titular o su representación.
Términos de Respuesta:
Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
9. DEBERES DE UNIMATUMAINI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
UNIMATUMAINI se compromete a:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
UNIMATUMAINI ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen, entre otras, el uso de sistemas de protección de datos, controles de acceso a la información y políticas de confidencialidad.
11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y BASES DE DATOS
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 27 de junio de 2025 y las Bases de Datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras Unimatumaini desarrolle su objeto social y requiera la información para las finalidades establecidas en esta política, a menos que una ley o regulación específica exija un periodo de conservación diferente.
UNIMATUMAINI se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio significativo será comunicado oportunamente a los titulares a través de los canales de comunicación habituales o mediante la publicación en su sitio web.
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